Клиника мен оқу орталығындағы автоматтандыруға болатын 12 процесс

Клиникаларда, тіл мектептерінде және студияларда клиентпен хат алмасудың басым бөлігі күн сайын қайталанады: бағалар мен кесте туралы сол баяғы сұрақтар, сол баяғы еске салулар, келер алдында сол баяғы сауалнама жинау. Әкімші бұған сағаттап уақыт жұмсайды, ал бұл уақытты кабинеттегі нақты пациенттер мен оқушыларға арнауға болар еді. Төменде сапаға нұқсан келтірмей, осы жұмысты адамнан әдетте алып тастауға болатын 12 нақты тұс келтірілген.

Келгенге дейін

• WhatsApp-та немесе Instagram-да алғашқы жауап: өтінішті саралау және жағдай стандартты емес болса, оны менеджерге беру.
• Күні мен уақыты расталатын қабылдауға немесе сынақ сабағына жазу.
• Келуге бір күн және бір сағат қалғанда жіберілетін, әкімші қоңырау шалмай-ақ келмей қалу жағдайларын азайтатын еске салу.
• Клиенттің бастамасы бойынша жазылуды басқа уақытқа ауыстыру немесе одан бас тарту және кестені жаңарту.
• Жиі қойылатын сұрақтарға жауап: бағалар, мекенжай, жұмыс уақыты, қай дәрігер немесе оқытушы қабылдайды.
• Сауалнаманы қабылдау бөлмесінде толтырудың орнына, оны немесе бастапқы деректерді келгенге дейін жинау.

Келгеннен кейін

• Талдау немесе бағалау нәтижелері дайын болып, оларды алуға болатыны туралы хабарлама.
• Төлем туралы немесе мерзімі жақында аяқталатын абонемент туралы еске салу.
• Келгеннен немесе сабақтан кейінгі қысқа кері байланыс сауалнамасы.

Бизнестің ішінде

• 2GIS пен Instagram-дағы жаңа пікірлерді бақылау және жауапты қызметкерге хабарлау.
• Басшыға күнделікті жиынтық есеп: бір күнде қанша жаңа жазылу, бас тарту және өтініш түскені.
• Күрделі жағдайды (шағымды, жанжалды, стандартты емес сұрауды) «басынан бастаңыз» деп емес, хат алмасудың толық мәнмәтінімен бірге бірден адамға беру.

Мәселе әкімшіні процестен алып тастауда емес, оның уақытын шынымен адамның қатысуын қажет ететін клиенттерге жұмсауында, күніне оныншы рет қойылған «кеңес қанша тұрады» деген сұраққа емес.

Неден бастау керек

12 процестің бәрін бірден қамтуға тырыспаңыз. Диагностика барысында біз әдетте алғашқы айдың өзінде-ақ айтарлықтай нәтиже беретін 2–3 тармақты табамыз. Көбінесе бұлар мессенджердегі алғашқы жауап пен келу туралы еске салулар болады. Қалғаны командаңызға нақты не қажет екені түсінікті бола келе қосылады.